PILAS CON LOS INVENTARIOS*

 

PILAS CON LOS INVENTARIOS*

Un problema recurrente que encuentro en muchas de las empresas a las que ayudamos para “Darle tranquilidad a los empresarios”, es la gestión de sus inventarios, la cuál muchas veces evidenciamos que es sumamente precaria y deficiente; posiblemente porque no alcanzan a dimensionar en su totalidad lo que estos son y representan para la compañía y por ende en sus resultados.

Si bien, dependiendo del tipo de empresa sus inventarios pueden ser mas o menos relevantes, estos no dejan de representar un capital invertido y que, como tal, es necesario rotarlo, hacerlo rentable, custodiarlo y tener la cantidad mínima eficiente (CME).

Financiera y contablemente, los inventarios son un Activo, clasificado como corriente; pero quiero llamarles la atención con algunas preguntas que los llevaran a replantearse muchas acciones y estrategias y a considerar de otra mejor manera la gestión de los inventarios:

1.     ¿Qué tan “Activo” realmente son mis inventarios?

2.     ¿Es una inversión que me está retornando rentabilidad?

3.     ¿Cuánto de ese valor lo tengo también en los pasivos porque le debo al proveedor?

4.     ¿De verdad mi inventario es corriente porque lo puedo convertir en efectivo en el corto plazo?

5.     ¿Mis inventarios si representan mi CME?

No menos relevante, es ponerle la suficiente atención al almacén o bodega; donde muchas veces es el lugar menos presentable, más desordenado, abandonado, oscuro, convertido en el cuarto de san alejo y sucio; pero igualmente pongámosle atención al personal, a su perfil y a su presentación.

Así las cosas, ahora la preguntas serían:

1.     ¿Dónde estoy colocando mi capital?

2.     ¿Como estoy cuidando mi dinero?

3.     ¿En dónde tengo mi inversión?

4.     ¿En manos de quién tengo mi dinero?

Como es evidente, es de suma importancia prestarle la debida, eficaz y oportuna atención a la “Gestión de Inventarios” por lo que son y por lo que representa para la empresa en lo comercial y financiero; de lo contrario, podemos vernos inmersos en situaciones muy delicadas y propensas a una crisis; como:

·        Deterioro en el flujo de caja. ·        Incumplimiento en los pagos. ·        Incremento en el costo directo. ·        Mayor precio de venta frente al mercado. ·        Menor rentabilidad. ·        Incumplimiento en las entregas. ·        Entregas defectuosas. ·        Pérdida de confianza de los clientes. ·        Perdida de mercado. · (*) Se pueden enumerar muchos más perjuicios.

Tal como dijimos anteriormente, las implicaciones de una deficiente “Gestión de Inventarios” depende del tipo de empresa; pues conocemos el riesgo, pero no calculamos el impacto de esto; más aún, cuando podemos estar frente a los siguientes cuatro tipos de inventarios:

·        Inventarios de materias primas y/o insumos.

·        Inventarios de productos terminados.

·        Inventario de productos en proceso.

·        Inventarios de servicios generales.

(*) Posiblemente pueden manejar inventarios en tránsito.

 

Para este ejercicio, vamos a simplificar los objetivos de la “Gestión de inventarios” en dos grandes objetivos:

1.     Garantizar que cada vez que un cliente solicite un producto, la empresa pueda ponerlo a su disposición de manera oportuna y conforme a la promesa de servicio (JIT).

2.     Garantizar que la inversión hecha en inventarios esté generando el retorno y rentabilidad que se necesita.

Para el logro de estos objetivos, y entre otras muchas herramientas, sugiero prestarle atención al siguiente checklist (no en orden de importancia) y puedas verificar que tienes, para que lo mantengas; que debes mejorar, para que actúes en el plan de mejora y que debes implementar, para hacerlo ¡YA!

ü Pleno conocimiento de la empresa, el mercado, los proveedores y el producto.

ü Conocer y afinar toda la cadena de suministro.

ü Conciencia y compromiso de los líderes.

ü Control riguroso de los inventarios por producto, línea y portafolio; ya que estos pueden tener condiciones particulares que difieren de los demás.

ü Definir estratégicamente el modelo de costeo UEPS, PEPS o PROMEDIO; por sus implicaciones en el costo, en el precio de venta y por ende en las cargas tributarias.

ü Conocer y monitorear permanentemente el GMROI (por sus siglas en inglés) Margen Bruto del Retorno de la Inversión (en inventarios) que es cuánto te retorna la inversión de inventarios en margen bruto en el lapso de un año.

ü Eliminar los desperdicios y despilfarros en todos los procesos.

ü Determinar por producto y/o línea, el stock máximo y mínimo o punto de pedido.

ü Eliminar los faltantes por errores humanos involuntarios o predeterminados.

ü Conocer, monitorear y establecer KPIs de la composición de los diferentes inventarios, y su relevancia respecto a los activos.

ü Conocer y controlar la cantidad y valor de rotura o perdida por condiciones externas al proceso; por ejemplo, evaporación.

ü Conocer los costos de administración, de operación y financieros inherentes a los inventarios.

ü Conocer, monitorear y ajustar los indicadores (KPIs) conocidos como rotación de inventarios.

No menos importante; y posiblemente el principio, es revisar y evaluar el recurso humano; ya que nada de lo que implementes, ni la estrategia que diseñes te funcionará si no tienes a tus colaboradores motivados, bien remunerados, bien liderados, comprometidos; trabajando por convicción y no por obligación, siendo felices y en una empresa consciente con un propósito superior.

Tenemos que ser responsables con la debida “Gestión de Inventarios” ya que de no hacerlo; se camuflan múltiples problemas de impactos muy delicados.

Cuando una empresa se encuentra en un estado aceptable de solvencia económica; debemos tener mayor cuidado, ya que con dinero “tapamos” los problemas y la falta de administración, puesto que los problemas los solucionamos con dinero; y es en las bonanzas que nosotros mismos generamos las crisis.

Para terminar, no olvidemos que el verdadero reto, el verdadero éxito lo logramos con el eficiente manejo de la escasez y de las restricciones; porque esto si demuestra de que estamos hechos.

Envíanos tus comentarios, dudas e inquietudes a info@asesorias-aei.com y haznos saber si asistirías a un taller virtual de este tema.

(*) En mi país, se usa la palabra “pilas” para decir cuidado, atención, grave, delicado.

Víctor Hugo López Arias

CEO-Founder A.E.I. Group SAS.